Nowy Śląski Urząd Wojewódzki

Dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii stawia przed urzędami wysokie wymagania w zakresie informatyzacji i dostosowywania wszelkich procedur działania do najwyższych standardów. Jednym z kierunków zachodzących zmian jest przybliżanie administracji publicznej do obywateli.

Ostatnie lata przyniosły wiele innowacyjnych rozwiązań w zakresie informatyzacji. Śląski Urząd Wojewódzki jest jedną z tych jednostek, które plasują się wysoko w rankingu ich implementacji. Pozostało jeszcze kilka drobiazgów, które zamkną wspólną klamrą poszczególne projekty i stworzą zintegrowany system obsługi i informacji.

Dziś uruchamiane jest kolejne narzędzie odpowiedzialne za politykę informacyjną i wspomaganie komunikacji z Urzędem. Każdy wie, że najszybszym medium informacyjnym jest obecnie Internet, dlatego też Wojewoda Śląski podjął decyzję o gruntownej przebudowie strony WWW.

Utworzony w tym celu zespół roboczy, składający się z przedstawicieli Biura Prasowego, Informatyków oraz Konsultantów Agencji Interaktywnej IntraCOM.pl wyznaczył główne priorytety:
- zintegrowanie wizerunku w ramach jednej szaty graficznej i jednego mechanizmu prezentacji treści ,
- rozbicie praw publikacji informacji na poszczególne wydziały Urzędu,
- przejrzystość publikowanych treści,
- multimedialność,
- integracja z aplikacjami działającymi w Urzędzie,
- wspomaganie pracy administratorów poprzez automatyzację części działań.

Oczywiście w tak dużym projekcie założeń było znacznie więcej, nie ma sensu jednak wymieniać wszystkich teoretycznych sformułowań.
Niech przemówią fakty zaprezentowane jako efekt końcowy naszej pracy.

Gruntownie odświeżony serwis internetowy Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego jest przykładem witryny wykorzystującej w szerokim zakresie mechanizmy bazodanowe. Przekłada się to na dużą ilość elementów „dynamicznych”, na bieżąco aktualizowanych i pełniących funkcje informacyjne.
Już sama strona główna serwisu pozwala na kompleksowy przegląd najświeższych wiadomości z wszystkich najważniejszych dziedzin związanych z funkcjonowaniem urzędu.
Są to w szczególności:
- system komunikatów, wydarzeń i ogłoszeń, z podziałem na wiele kategorii, zarządzanych bezpośrednio przez poszczególne Wydziały Urzędu,
- udoskonalony system prezentacji planu pracy wojewody i wicewojewodów,
- system publikacji galerii fotograficznych, wiadomości audio i wideo,
- pełny zakres informacji o strukturze, kierownictwie, wydziałach oraz ich działalności.

Większość tych elementów umieszczonych jest na „zakładkach” umożliwiających przełączenie się na inną kategorię elementu, bez przeładowania całej strony. Pozwala to na maksymalizację ilości treści udostępnianej na ograniczonej przestrzeni. Tego typu rozwiązania charakterystyczne są dla portali informacyjnych.
Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest automatyczny newsletter. Mechanizm odpowiada za zebranie informacji o wszelkich dokonanych aktualizacjach i rozesłanie ich w postaci biuletynu elektronicznego do zainteresowanych osób. Cały system zgodny jest z wytycznymi GIODO w zakresie ochrony danych i polityki antyspamowej.

Z badań prowadzonych podczas funkcjonowania poprzedniej strony WWW wynikało, iż bardzo dużym zainteresowaniem cieszyła się wyszukiwarka osób pracujących w urzędzie. Narzędzie to zostało teraz jeszcze bardziej rozbudowane, oferując internautom możliwość wyszukiwania wydziałów poprzez realizowane przez nie zadania. W odpowiednim polu wystarczy wpisać słowo kluczowe charakteryzujące dane postępowanie, by mechanizm wskazał na wydział lub komórkę urzędu odpowiedzialną za jego realizację.

Jednym z ważnych założeń nowej witryny było częściowe zintegrowanie strony z istniejącym w urzędzie Biuletynem Informacji Publicznej. Do tej pory spora część informacji podlegała dwukrotnej publikacji - osobno na WWW, osobno w BIP. Obecnie informacja z BIP, jako publikatora nadrzędnego, jest automatycznie zasysana do odpowiednich podstron witryny. Każdy z Internautów ma pewność, że informacja na stronie jest wiarygodna i aktualna. W procesie tym pomocna jest również stopka informacyjna znajdująca się przy każdym z tekstów na stronie WWW, która identyfikuje osobę wprowadzającą dany tekst oraz określa datę i czas publikacji.
W stopce znajdują się również tak przydatne funkcjonalności jak:
- przyjazny wydruk - druk samej zawartości podstrony na papierze identyfikującym źródło pochodzenia informacji,
- powiadom znajomego - przesyłany do wybranej przez Internautę podstrony link, z możliwością komentowania jej zawartości.

Skomplikowana historia ziem obecnego województwa śląskiego zostawiła po sobie szereg różnego rodzaju upamiętnień - dotyczących np. wojen szwedzkich, działań zbrojnych Konfederacji Barskiej, powstań, obu wojen światowych oraz ofiar stalinizmu. Jednym z zadań państwa, a szczególnie administracji publicznej jest podtrzymanie pamięci o osobach i faktach, które z czasem stopniowo ulegają zacieraniu. Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców opracował kompendium zawierające spis miejsc pamięci narodowej z opisami, fotografiami oraz listą ofiar II Wojny Światowej. Ich prace prezentowane są w dziale Województwo Śląskie, gdzie można również znaleźć spis gmin i powiatów województwa wraz z podstawowymi danymi kontaktowymi.

Realizując serwis nie zapomniano o zapewnieniu dostępu do niego osobom, dla których korzystanie z jego podstawowej formy jest utrudnione, w tym przede wszystkim dla osób niepełnosprawnych. W tym celu opracowana została specjalna wersja serwisu dla osób niedowidzących. Polega ona na zmianie szaty graficznej strony. Wprowadzone zostaje czarne tło, na którym treść w postaci tekstu wyświetla się w kontrastowym, żółtym kolorze. Następuje też powiększenie czcionek oraz eliminacja zbędnych grafik. Przejście na wersję dla niedowidzących zmienia szatę graficzną na wszystkich podstronach jednocześnie.

Przygotowane zostały również 2 wersje językowe serwisu internetowego – angielska i francuska. Przełączenie na każdą z nich, możliwe jest poprzez dostępne z poziomu każdej podstrony serwisu ikonki flag umieszczone w nagłówku. Dodatkowe tekstowe odnośniki do wersji językowych dostępne są też w menu bocznym na stronie głównej. Obie wersje językowe nie stanowią pełnych kopii serwisu w skali 1:1, są raczej swego rodzaju rozbudowanymi „wizytówkami” urzędu, zawierającymi najważniejsze informacje dla obcokrajowców. Dzięki nim zagraniczni goście odwiedzający Śląsk oraz osoby ubiegające się o polskie obywatelstwo mogą zapoznać się z podstawowymi informacjami kontaktowymi, a także specjalnie w tym celu przygotowanymi poradnikami dla obcokrajowców.

Nie pozostaje nam nic innego jak zaprosić wszystkich do odwiedzenia przebudowanej strony Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach i do stałego korzystania z tego na bieżąco uzupełnianego skarbca informacji.

www.katowice.uw.gov.pl